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随着社会经济的快速发展，对部门单位职能运行的效能提升和绩效管理等工作提出新的要求，面临新的挑战。临沂市前期组织对政府部门重点项目督导调度工作开展调研，调研发现在调度工作中，因部门之间、科室之间各自独立，沟通不畅，信息闭塞等原因，存在重复调度等问题，影响协同办公效率，亟需有效化解。
一、现象及问题
在组织设立初期，一般是按照职能划分，综合考虑各种因素并经过研讨论证，科学的建立组织架构。但是，随着专业化部门的不断演变，内部会形成一些流程化的制度体系，甚至形成部门文化，然后开始走向独立、形成屏障，就像一个个相互屏蔽的“深井”。最直接的危害就是组织机构之间缺乏有效沟通交流，形成信息壁垒，整个单位工作安排上存在重复调度、冗工怠工等现象，大大降低了单位职能运行效能，从而形成组织机构的“深井病”现象。这种现象直接反映在工作层面，就会表现出一些问题，比如：①时效低问题。一项十分紧迫的工作需要层层报批，不及时跟催就毫无进展，科室间缺乏及时沟通，白白耗费大量时间；②绩效差问题。同一项工作重复调度，各组织间业务数据无法共享，承办组织将同一事项多次承办，导致重复劳动，降低工作效能；③检索乱问题。历史调度数据无法有效存档，不便于历史文档的查阅和历史工作痕迹的留存。
二、原因分析
“深井”现象并非一朝一夕形成，是组织机构在发展壮大过程中，逐渐沉淀积累形成的，主要有以下几个方面原因：一是缺乏有效沟通造成信息壁垒，部门科室在协同调度工作时，缺乏有效的沟通交流，对工作进展情况了解不及时，对需要协作配合得内容理不清头绪，造成信息闭塞，严重影响工作效能。二是缺乏团队协作造成互相擎肘，组织机构根据其职能定位，长期从事领域内专职工作，平时如果疏于与其他组织机构的协作配合，就很难建立起组织机构间地责任感和信任感，一旦需要协作配合时，就会出现相互推诿、怠工冗工等现象，缺乏团队协作的意识。三是缺乏责任意识造成机构孤岛，对待集体性事务，个别组织机构往往保持防御心态，盲目坚持明确的职责边界，份外的事情不管不问，能推就推，久而久之，逐步形成组织间的分割、孤立。
三、解决应对方案
提升组织机构职能运行效能，发挥协作效能，部门单位需要明确集体目标，让制度、政策、工作透明化，营造互信+共享的氛围，打破各协作组织间的信息壁垒，增强相互间的信任感和责任感，围绕一个共同目标，尽职尽责、共同努力，高效率、高质量地完成各项任务。为打破“深井”现象，提高内部组织运行效能，市行政审批服务局结合督导调度工作需要,主导研发了业务督导评估综合调度系统，最大程度避免重复调度，共享科室、单位业务数据，系统主要功能包括：调度任务管理系统、备忘提醒系统、数据共享系统和数据统计分析系统。
（一）任务发布系统
科室、单位根据工作安排，在系统平台发布调度任务，明确任务内容要求和承办科室（单位）。调度任务发布后，在承办科室（单位）自动生成待办事项，承办科室按照任务进度对调度事项进行回复或提交材料，全程系统留痕。
（二）备忘提醒系统
系统按照承办进度（未完成、已完成、超时未完成）对未完成或超时的备忘事项，自动向有关承办科室、单位推送提醒消息，督促尽快办理。
（三）数据共享系统
系统中所有调度事项，可实现对所有科室（单位）公开，支持按照事项、附件内容等路径进行关键词检索，方便各科室（单位）加强沟通了解，进而破除内部组织孤岛。另外，也可以通过事项调度时间、任务发布科室（单位）、承办科室（单位）或任务来源等多维要素综合查询检索，做到内部数据内部全公开。
（四）数据统计系统
通过对科室、单位发布调度任务的数量、完成情况、完成率、时效等数据进行统计分析，实现从任务发布、调度、实施到办结的全过程绩效管理。
四、项目应用成效
项目应用为督导调度工作提供了有利抓手，打破了组织机构间的信息壁垒，促进信息互通共享，形成了统一调度、协同办公、结果反馈和成效评估的全流程一体化绩效管理体系。
（一）系统应用广泛。系统功能不局限于某一类业务领域，任务附件可支持多种文档格式，系统适配业务广泛，拓展性强，各类机关、企业单位均可推广应用。
（二）信息资源共享。系统所有参与方可实时查阅所有（部分）任务开展情况，并通过读取文档内容、全方位精确检索，及时准确了解内部各组织工作方向、动态。有利于内部组织充分理解团队使命，发挥集体目标导向，确保内部组织步调一致，形成最大工作合力，进而助力组织领导把握全局，精准施策。
（三）客观数据闭环。所有任务事项按照“发布-承办-审核（退回）-提醒-办结”等环节，形成系统内数据闭环处理，日常工作系统留痕，客观数据可直接应用于考核成绩，进一步提升绩效管理效能。